Privacyverklaring Borgivo
Versie: 1.0 · Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2026
Borgivo helpt organisaties hun verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming en informatiebeveiliging op orde te krijgen. Dan hoort daar een heldere eigen privacyverklaring bij. Hieronder staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk
The Coppola Connection, handelend onder de naam Borgivo, kantoorhoudend aan het Zuidplein 36, 1077 XV Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65511085, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring.
Contact over privacy: privacy@borgivo.nl
Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Onze kernactiviteit bestaat niet uit grootschalige, regelmatige en stelselmatige observatie van betrokkenen of uit grootschalige verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens, zodat artikel 37 AVG ons daartoe niet verplicht. Wij toetsen dit opnieuw wanneer onze dienstverlening wezenlijk verandert.
2. Twee rollen — en waarom dat verschil uitmaakt
Borgivo heeft twee petten op, en deze verklaring gaat maar over één daarvan.
Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij zelf doel en middelen. Dat geldt voor onze eigen bezoekers-, lead-, klantcontact- en administratiegegevens. Díe verwerkingen staan hieronder beschreven.
Als verwerker verwerken wij persoonsgegevens namens onze klanten: scanresultaten, contactpersonen en bevindingen binnen hun eigen dossier. Daarvoor bepaalt de klant doel en middelen; wij handelen op diens instructie. Die verwerkingen vallen onder de verwerkersovereenkomst die wij met elke klant sluiten en niet onder deze verklaring. Bent u medewerker van een organisatie die Borgivo gebruikt en heeft u een vraag over uw gegevens in dat dossier, richt u zich dan tot uw eigen organisatie.
3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag
| Wie | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Websitebezoekers | Technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen, waaronder een verkort IP-adres en browsergegevens. Wij verkorten uw IP-adres vóórdat het wordt opgeslagen: bij IPv4 verwijderen wij het laatste octet, bij IPv6 de laatste 64 bits. Daarmee is het adres niet meer tot u persoonlijk te herleiden | De website tonen, storingen oplossen en misbruik tegengaan | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): een werkende en veilige website |
| Belangstellenden die het contact- of aanmeldformulier invullen | Naam, zakelijk e-mailadres, organisatienaam, functie, telefoonnummer indien opgegeven, en de inhoud van het bericht | Uw vraag beantwoorden en, indien u daarom vraagt, contact opnemen over onze dienst | Uitvoering van of stappen voorafgaand aan een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor overig commercieel contact: gerechtvaardigd belang (sub f) |
| Contactpersonen van klanten | Naam, zakelijk e-mailadres, functie, telefoonnummer, inloggegevens van het beheeraccount | Uitvoering van de overeenkomst, accountbeheer, support en serviceberichten | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Contactpersonen van klanten en prospects | Naam en zakelijk e-mailadres | Nieuwsbrief en informatie over onze dienst | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), of gerechtvaardigd belang bij bestaande klanten conform artikel 11.7 Telecommunicatiewet |
| Klanten en leveranciers | Facturatiegegevens, betaalgegevens, correspondentie | Facturatie en financiële administratie | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) jo. artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen |
| Juristen en beoordelaars | Naam, hoedanigheid, beroepsregister en registratienummer, peildatum en onderbouwing van een vaststelling | Een vaststelling "juridisch getoetst" herleidbaar en controleerbaar maken. Deze gegevens worden op de openbare compliance-pagina van de betreffende klant getoond | Uitvoering van de overeenkomst met de beoordelaar (sub b) en gerechtvaardigd belang bij een controleerbaar juridisch oordeel (sub f) |
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan zestien jaar.
Onze afweging bij gerechtvaardigd belang. Waar wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, gaat het om zakelijke contactgegevens in een zakelijke context, verwerkt op een manier die een professional redelijkerwijs kan verwachten. Wij hebben afgewogen dat de inbreuk op uw privacy beperkt is en dat u op elk moment bezwaar kunt maken. Maakt u bezwaar tegen direct marketing, dan stoppen wij daar altijd direct mee.
4. Verplicht of niet
Het verstrekken van gegevens via ons contactformulier is niet wettelijk of contractueel verplicht. Zonder die gegevens kunnen wij uw vraag echter niet beantwoorden. Voor het aangaan van een overeenkomst zijn contact- en facturatiegegevens noodzakelijk; zonder die gegevens kunnen wij geen overeenkomst uitvoeren.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij schakelen wel dienstverleners in die namens ons verwerken, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:
| Subverwerker | Dienst | Verwerkingslocatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van het platform en de gegevensopslag | Falkenstein (Saksen), Duitsland — EER |
| Proton AG | E-mailvoorziening | Zwitserland — derde land met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie |
Wij gebruiken geen betaalprovider, geen statistiekvoorziening, geen content delivery network en geen extern gehoste lettertypen.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken aan onze accountant of adviseur, en aan een bevoegde instantie wanneer een wettelijke plicht ons daartoe verplicht.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze hosting en gegevensopslag staan in Duitsland en dus binnen de Europese Economische Ruimte. Onze e-mailvoorziening draait bij Proton AG in Zwitserland. Zwitserland ligt buiten de EER, zodat e-mailverkeer formeel een doorgifte naar een derde land is. Die doorgifte rust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Zwitserland (artikel 45 AVG); aanvullende waarborgen zijn daarvoor niet vereist.
Andere doorgiften buiten de EER vinden niet plaats.
Vindt doorgifte buiten de EER plaats, dan doen wij dat uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van modelcontractbepalingen met aanvullende waarborgen, conform hoofdstuk V AVG. U kunt bij ons een kopie van de gebruikte waarborgen opvragen.
7. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn | Waarom |
|---|---|---|
| Gegevens uit het contact- of aanmeldformulier die niet tot een klantrelatie leiden | 365 dagen na het laatste contact | Voldoende om een lopend gesprek af te ronden en een herhaalvraag te herkennen, daarna niet langer nodig |
| Contactgegevens van klanten | Gedurende de overeenkomst en 24 maanden daarna | Afwikkeling, garantie- en aansprakelijkheidsvragen |
| Financiële administratie, waaronder facturen | 7 jaar na afloop van het boekjaar | Fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) |
| Vaststellingen "juridisch getoetst", inclusief naam en hoedanigheid van de beoordelaar | Gedurende de overeenkomst en 5 jaar daarna | De verjaringstermijn van artikel 3:310 BW; een vaststelling moet in die periode reconstrueerbaar blijven |
| Serverlogs en beveiligingslogs | 90 dagen | Storingen oplossen en misbruik onderzoeken |
| Nieuwsbriefinschrijving | Tot intrekking van de toestemming, daarna alleen het e-mailadres op een afmeldlijst | Voorkomen dat u opnieuw wordt aangeschreven |
Na afloop van een termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
8. Hoe wij gegevens beveiligen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG. Daaronder vallen versleuteling van gegevens tijdens transport, toegang uitsluitend voor wie deze voor zijn taak nodig heeft, meervoudige authenticatie op beheerderstoegang, gescheiden en getoetste back-ups, logging van belangrijke gebeurtenissen, en geheimhoudingsverplichtingen voor iedereen met toegang tot persoonsgegevens. Onze omgeving staat in de Europese Unie.
Wij beschrijven onze beveiliging hier bewust op hoofdlijnen. Gedetailleerde technische informatie zou aanvallers helpen. Klanten en toezichthouders kunnen op verzoek een nadere toelichting krijgen.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u op uitsluitend geautomatiseerde basis in de zin van artikel 22 AVG. Ons platform maakt gebruik van geautomatiseerde analyse, maar een vaststelling op het niveau "juridisch getoetst" wordt altijd door een natuurlijk persoon gedaan.
10. Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om:
- inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG);
- rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG);
- verwijdering van uw gegevens (art. 17 AVG);
- beperking van de verwerking (art. 18 AVG);
- overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt, in een gestructureerd en machineleesbaar formaat (art. 20 AVG);
- bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing (art. 21 AVG);
- intrekking van toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd. Dat laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
Stuur uw verzoek naar privacy@borgivo.nl. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat binnen de eerste maand weten. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen, en vragen daarbij niet meer dan nodig is.
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Cookies
Welke cookies en vergelijkbare technieken wij op borgivo.nl gebruiken, staat in onze cookieverklaring op https://borgivo.nl/cookies.
12. Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerkingen of de regelgeving veranderen. De actuele versie staat altijd op https://borgivo.nl/privacy. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij onze klanten actief.